Truemind

Remotes Arbeiten

Reality Check für digitales, remotes Arbeiten

Plötzlich Homeoffice! Was vor der Coronakrise für viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer unmöglich, die Ausnahme oder ein hart erkämpftes Privileg war, ist im Schnelldurchgang unausweichliche Realität geworden. Plötzlich arbeiten wir jeden Tag von zu Hause aus, um der neuen Situation Rechnung zu tragen. Von jetzt auf gleich. Ohne Anlauf und Eingewöhnungszeit. Das stellt nicht nur die Unternehmen, sondern auch jeden Einzelnen vor die verschiedensten Hürden und Herausforderungen. Produktiv sein, Ansprüchen von innen und außen gerecht werden, die Isolation händeln und für viele von uns die eigenen Kinder betreuen, während eigentlich Konzentration auf die Sache von Nöten ist.

How to remote

Plötzlich Homeoffice! Was vor der Coronakrise für viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer unmöglich, die Ausnahme oder ein hart erkämpftes Privileg war, ist im Schnelldurchgang unausweichliche Realität geworden. Plötzlich arbeiten wir jeden Tag von zu Hause aus, um der neuen Situation Rechnung zu tragen. Von jetzt auf gleich. Ohne Anlauf und Eingewöhnungszeit. Das stellt nicht nur die Unternehmen, sondern auch jeden Einzelnen vor die verschiedensten Hürden und Herausforderungen. Produktiv sein, Ansprüchen von innen und außen gerecht werden, die Isolation händeln und für viele von uns die eigenen Kinder betreuen, während eigentlich Konzentration auf die Sache von Nöten ist.

Es ist auch ein Shift – weg vom Gedanken für Präsenz und Zeit bezahlt zu werden, hin zur Einordnung der eigenen Leistung nach Output im Einklang mit der Selbstverantwortung für die eigene Arbeitszeit.

Seit Gründung der truemind vor etwas mehr als zwei Jahren fußt unsere Arbeitskultur auf offener Kommunikation, gegenseitigem Vertrauen und hoher Eigenverantwortung, bei gleichzeitig bedingungsloser gegenseitiger Unterstützung. Die truemind arbeitet agil in Wochensprints, kennt keine festen Arbeits- und Urlaubszeiten und hat die interne Infrastruktur von Beginn an auf diese Arbeitsrealität ausgerichtet. Das bedeutet freie Wahl des Arbeitsplatzes, Serverzugang von jedem Ort der Welt, eine stabile Internetverbindung vorausgesetzt. Digitale Kommunikations- und Projektorganisationstools wie Slack, Teams, Zoom und Trello runden die digitale Arbeitswelt der truemind ab. Agil Arbeiten bedeutet ein nachhaltig gesundes Produktivitätslevel zu finden und nicht, sich wie eine Zitrone selbst auszuquetschen oder ausquetschen zu lassen.

Unsere Erfahrungen möchten wir in wenigen Schritten in diesem Blogbeitrag mit Ihnen teilen und gleichzeitig ein wenig Orientierung bieten:

 

Schritt 1: Remoter Zugang von außen

Die erste Hürde für viele, neben der Hardwareausstattung, ist der sichere, datenschutzkonforme Zugang zu den Unternehmensservern von außen. Dies funktioniert über ein virtuelles privates Netzwerk (VPN). Hier kann die IT-Abteilung behilflich sein, eine sichere, datenschutzkonforme Verbindung zu Servern und Cloud herzustellen.

 

Schritt 2: Digitale Tools

Im Folgenden nun einige digitale Tools für die Organisation remote arbeitender Teams:

  • Kalender – Teilen Sie Ihre Kalender miteinander, damit alle Teammitglieder schnell einsehen können, wer verfügbar ist, wer abwesend und wer an was arbeitet
  • Voice over IP Telefonie – für die Weiterleitung der Telefone an die richtigen Ansprechpartner z.B. im Homeoffice. Mehr Informationen finden Sie hier: https://www.sipgateteam.de/homeoffice
  • Slack – die digitalen Büro-Chats können für die interne Kommunikation und das teilen von Dateien genutzt werden. Hier erfahren Sie mehr: https://truemind-innovation.com/slack/
  • Trello – Das digitale Projektboard hilft den Workflow zu organisieren. Mehr erfahren Sie hier: https://truemind-innovation.com/mehr-projektstruktur-dank-trello/
  • Zoom oder Teams – Videocalls für den Austausch untereinander, das morgendliche Stand-up Meeting oder das gemeinsame Feierabendbier. Mehr Informationen finden Sie hier: https://zoom.us/ | https://teams.microsoft.com/start
  • Dropbox – als Möglichkeit für eine zentrale Datenspeicherung in der Cloud. Mehr dazu erfahren Sie hier: https://www.dropbox.com/
  • Wetransfer – zur Übermittlung großer Dateien, falls Email nicht ausreicht. Mehr dazu erfahren Sie hier: https://wetransfer.com/
  • Teamviewer – damit die IT-Abteilung aus der Ferne schnell helfen kann. Mehr dazu erfahren Sie hier: https://www.teamviewer.com/de/

 

Schritt 3: Kommunikation und Vertrauen als Schlüsselelement

Empathische Kommunikation und empathisches Führen ist zwar nicht nur remote wichtig, aber in Zeiten von sozialer Distanz von noch viel größerer Bedeutung. Zuhören, Raum geben und Verständnis zeigen für die neuen Herausforderungen, die diese Ausnahmesituation auf emotionaler und sozialer Ebene allen abverlangt. Es braucht Zeit, bis sich Routinen bilden und remote arbeitende Teams sich einpendeln. Der Plausch in der Kaffeeküche ist für viele essentiell für die Produktivität. Moral und Motivation hochzuhalten durch offene und menschliche Kommunikation untereinander und das einbinden des sozialen Kontextes in die remote Wirklichkeit, ist ebenso wichtig wie diszipliniertes Arbeiten und das Einhalten von Verbindlichkeiten. Hier liegt die Herausforderung besonders bei der Führungskraft. Ein wöchentliches digitales Feierabendbier ist dabei ein guter Anfang. So gibt es langfristige Möglichkeit das Vertrauen im Team nachhaltig zu stärken.

 

Schritt 4: Produktivität im Tagesgeschäft – Workflow und Meetings

Aus jahrelanger Erfahrung im Homeoffice funktioniert die Unterteilung der Arbeitszeit in konzeptionelle Zeit und Managementzeit sehr gut.

Für die konzeptionelle Zeit sind ungestörte Zeitblocks von ca. 3 Stunden zu empfehlen. Warum ca. 3 Stunden? 30 Minuten Anlaufphase, 2 Stunden höchste Produktivität, 30 Minuten Auslaufphase. In dieser Zeit sollten Telefon bzw. Handy, sämtliche andere Benachrichtigungstöne und alle weiteren Störungsquellen möglichst ausgeschaltet werden. Wichtig dabei, tragen Sie diese Zeit im Kalender ein, den Sie mit Ihrem Team teilen. Sie werden sich wundern, was Sie in 3 ungestörten Stunden alles vorantreiben können.

Die Managementzeit nutzen Sie z.B. zum Beantworten von Emails, Führen von Feedbackgesprächen und lösen von Problemen im Team.

 

Für virtuelle Meetings lohnt es sich ein paar Grundregeln zu definieren:

  1. Eine klare zeitliche Begrenzung
  2. Eine im Voraus klar definierte Zielstellung
  3. Eine im Voraus erstellte kurze Agenda teilen
  4. Seinen Gegenüber aussprechen lassen und aufkommende Konflikte direkt adressieren
  5. Die wichtigsten Ergebnisse des Meetings festhalten und teilen
  6. Eventuelle Folgeaufgaben aus diesen Ergebnissen verteilen

 

Schritt 5: Arbeitsbelastung und Auszeiten

Um beim remoten Arbeiten nicht in die Versuchung zu geraten, 24/7 „online und erreichbar“ zu sein, ist sowohl die Führungskraft, als auch die Eigenverantwortung der Teammitglieder gefragt. Es geht darum ein langfristig gut zu bewältigendes Produktivitätsniveau zu halten. Belastungsspitzen gibt es immer, allerdings ist es danach auch keine Schande, sich bewusst eine kleine Auszeit zu nehmen. Hier sollte die Führungskraft mit gutem Beispiel vorangehen und die Teammitglieder ermutigen es Ihr nachzutun.  Aus der Praxis ist die verlängerte Mittagspause zum Joggen, für eine Einheit Yoga oder für einen kleinen Mittagsschlaf eine gute Medizin, um die Batterien wieder aufzuladen. Es geht schließlich um den geleisteten Output in der modernen Arbeitswelt und nicht die abgeleistete Zeit.

 

Fazit und Take aways

Ein Team remote zu führen und in einem remoten Team zu arbeiten ist bereits eine große Herausforderung an sich. Geben Sie sich und dem Team Zeit, sich auf die neue Situation einzustellen:

 

  1. Schaffen Sie alle Voraussetzungen in der Infrastruktur, Hardware, wie digital
  2. Kommunizieren Sie noch mehr als sonst
  3. Schaffen Sie Raum für emotionale und soziale Bedürfnisse
  4. Finden Sie ihren eignen Weg im Wechselspiel Produktivität und Auszeit. Es gibt keinen Königsweg
  5. Remote Arbeiten ist ein Lernprozess. Also verabschieden Sie sich vom unrealistischen Bild der Perfektion. Schließlich sind Sie selbst auch Anfänger

 

Für mehr Informationen schreiben Sie uns eine Mail an hello@truemind-innovation.com oder schauen Sie unter https://truemind-innovation.com/kultur/.